AutoKI Solutions – KI-Automatisierung für Immobilienverwaltungen

Das Problem

Verwaltungen ertrinken im Anfrage-Chaos

E-Mails, Telefonate, Schadensmeldungen und Standardfragen kosten täglich Zeit. Dringende Fälle gehen unter, während Teams dieselben Antworten immer wieder schreiben.

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Zu viele Anfragen

E-Mail, Telefon, Portal und Formular laufen unstrukturiert zusammen.

⚠️

Keine Priorisierung

Heizungsausfall, Wasserschaden oder Schimmel müssen sofort sichtbar sein.

📝

Hoher Aufwand

Jede Nachricht muss gelesen, verstanden, sortiert und beantwortet werden.

📞

Telefonstress

Anrufe binden Personal und werden oft nicht sauber dokumentiert.

Produktportfolio

Ein System für den gesamten Anfrage-Workflow

AutoKI analysiert eingehende E-Mails und Anrufe, erkennt Anliegen, erstellt Tickets, informiert Mitarbeitende und bereitet Antwortvorschläge vor.

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KI-Postfach

Sortiert E-Mails nach Schaden, Miete, Kündigung, Nebenkosten und mehr.

🛠️

Schadensmelde-Assistent

Erfasst Schäden strukturiert per Formular oder Chatbot und erstellt Tickets.

💬

Mieter-FAQ-Chatbot

Beantwortet Standardfragen rund um die Uhr auf Website oder Mieterportal.

☎️

KI-Telefonassistent

Nimmt Anrufe entgegen, erfasst Anliegen und erstellt Zusammenfassungen.

Eingangs-E-Mails (Beispiele)

Echte Problemfälle — klar strukturiert

So sieht ein typischer AutoKI-Eingang aus: Kategorie erkennen, fehlende Infos markieren und einen strukturierten Antwortvorschlag vorbereiten — zur Freigabe durch Ihr Team.

Fiktives Beispiel

Von: Frau Weber · Fall: Wasserschaden (dringend) · Datum: 15.09.2026

Wasserschaden im Keller – bitte sofort prüfen

Guten Tag, seit heute Morgen steht Wasser im Keller (Haus 4, Kellerraum 12). Können Sie bitte einen Termin für eine Begutachtung organisieren? Fotos sende ich im Anschluss.

Priorität

Dringend

AI-Analyse

AutoKI erkennt einen akuten Schadensfall, priorisiert ihn und schlägt vor, ein Ticket für die Schadenserfassung zu erstellen. Für die Freigabe werden die fehlenden Infos als kurze Checkliste zusammengefasst.

Fiktives Beispiel

Von: Lieferdienst Müller · Fall: Ersatzteil falsch geliefert · Datum: 14.09.2026

Ersatzteil falsch geliefert – Bitte um Klärung

Wir haben ein falsches Ersatzteil für den Fahrstuhlschacht geliefert. Bitte prüfen Sie die Artikelnummer und geben Sie die Rücksendung frei. Lieferadresse: Beispielstraße 12.

Priorität

Mittel

AI-Analyse

AutoKI erkennt eine Produkt-/Lieferabweichung, extrahiert die relevanten Bestell- und Artikelangaben und erstellt einen Entwurfsentwurf für Rücksendung und Ersatzlieferung.

Fiktives Beispiel

Von: Versorgungswerk (Beispiel) · Fall: Rechnung / Nebenkosten unklar · Datum: 13.09.2026

Nachfrage zur Nebenkostenrechnung (Abrechnung 2025)

Guten Tag, in der Nebenkostenabrechnung sind Positionen unklar. Können Sie die Begründung bzw. Unterlagen zur Heizkostenumlage senden und die Positionen prüfen?

Priorität

Zeitkritisch

AI-Analyse

AutoKI identifiziert die Rechnungsanfrage, extrahiert den betroffenen Zeitraum und bereitet eine Antwort mit benötigten Dokumenten vor. Unklare Angaben werden als Checkliste markiert.

Fiktives Beispiel

Von: Versicherungsbüro (Beispiel) · Fall: Schadensnachweise · Datum: 12.09.2026

Versicherung benötigt Unterlagen zum Wasserschaden

Bitte senden Sie uns die Schadensbeschreibung, Fotos und den Termin der Begutachtung. Wir benötigen die Unterlagen bis zum 20.09.2026.

Priorität

Frist: 20.09.

AI-Analyse

AutoKI erkennt die Versicherungsanfrage, organisiert die benötigten Nachweise und erstellt ein strukturiertes Schreiben. Gleichzeitig markiert es vor der Freigabe, welche Daten intern abgeglichen werden müssen.

Unser Weg

So starten Sie schnell und ohne große IT-Umstellung

Wir analysieren Ihren aktuellen Workflow, definieren die richtigen Regeln und setzen gezielt die erste KI-Lösung in Ihrem Betrieb um.

1

Audit

Wir prüfen Ihre Anfragen, Dringlichkeitsmuster und bestehende Prozesse.

2

Design

Wir definieren Kategorien, Freigaben und die erste Automations-Stufe.

3

Launch

Die erste Lösung geht in 14–30 Tagen live und wird laufend verbessert.

Workflow

Von der Anfrage bis zur Freigabe

Die KI arbeitet vor — Ihr Team entscheidet. So bleibt Kontrolle erhalten und die Bearbeitung wird deutlich schneller.

Anfrage empfangen
Anliegen erkennen
Priorität setzen
Ticket vorbereiten
Antwortvorschlag erstellen
Menschliche Freigabe

Die KI erkennt Kategorie, Unterkategorie, Priorität und zuständiges Team.

Fehlende Informationen wie Adresse, Telefonnummer oder Fotos werden erkannt.

Vorgänge können an SharePoint, Teams, Planner, CRM oder Ticketsysteme übergeben werden.

Antwortvorschläge werden erstellt, aber erst nach Freigabe durch Mitarbeitende versendet.

Alles im Detail

Details auf eigenen Seiten

Rechner, Preise und das vollständige Lösungsportfolio haben jeweils eine eigene Seite – aktuell gepflegt und ohne endloses Scrollen.

ROI-Rechner

Berechnen Sie in unter einer Minute, wie viel Bearbeitungszeit und Kosten in Ihrem Postfach stecken.

Rechner öffnen →

Preise & Pakete

Setup, monatliche Betreuung und der Automation Audit – transparent aufgeschlüsselt.

Preise ansehen →

Lösungen

KI-Postfach, Schadensmelde-Assistent, Mieter-Chatbot und Telefonassistent im Überblick.

Lösungen entdecken →

Sicherheit

Kontrolle bleibt beim Menschen

AutoKI unterstützt Mitarbeitende, trifft aber keine endgültigen Entscheidungen ohne Freigabe. Datenschutz, Datenminimierung und klare Zugriffsregeln werden projektbezogen umgesetzt.

✅

Freigabeprozess

Antworten werden vorbereitet, aber nicht ohne Prüfung versendet.

🔒

Datenminimierung

Nur notwendige Inhalte werden verarbeitet.

📄

AV-Verträge

Auftragsverarbeitung und Anbieterprüfung werden berücksichtigt.

📊

Monitoring

Ergebnisse werden geprüft und monatlich optimiert.

Vollständige Datenschutzerklärung lesen →

FAQ & KI-Assistent

Häufige Fragen direkt beantworten

Der integrierte FAQ-Chatbot beantwortet typische Fragen zu AutoKI Solutions, Umsetzung, Datenschutz, Kosten und Einsatz in Immobilienverwaltungen.

Häufige Fragen

Was macht AutoKI Solutions genau? +

AutoKI Solutions automatisiert wiederkehrende Kommunikationsprozesse in Immobilienverwaltungen: E-Mail-Sortierung, Schadensmeldungen, Mieter-FAQ, Telefonnotizen, Tickets und Antwortvorschläge.

Antwortet die KI automatisch an Mieter? +

In der Startphase nicht. Die KI bereitet Antworten vor, aber Mitarbeitende prüfen und geben diese frei. So bleibt die Kontrolle beim Unternehmen.

Wie lange dauert die Umsetzung? +

Ein erstes KI-Postfach kann meist innerhalb von 14–30 Tagen einsatzbereit sein. Größere Integrationen mit CRM, Telefonassistent oder Dashboard dauern je nach System 4–8 Wochen.

Für welche Verwaltungen lohnt sich das? +

Besonders geeignet ist AutoKI für Hausverwaltungen, WEG-Verwaltungen, Facility-Management-Unternehmen und größere Vermieter mit vielen wiederkehrenden Mieteranfragen.

Welche Tools können angebunden werden? +

Typisch sind Outlook, Microsoft 365, Teams, SharePoint, Planner, Gmail, Google Workspace, Airtable, Supabase, n8n, Power Automate und bestehende CRM- oder Ticketsysteme.

Was ist mit Datenschutz? +

Datenschutz wird projektbezogen berücksichtigt: Datenminimierung, Freigabeprozesse, AV-Verträge, Zugriffskonzepte und möglichst europäische oder Enterprise-taugliche Anbieter.

AI

AutoKI Assistent FAQ-Chatbot für Interessenten

Hallo! Ich bin der AutoKI Assistent. Stellen Sie mir eine Frage zu Umsetzung, Preisen, Datenschutz oder den Produkten.

Der Assistent durchsucht die hinterlegte AutoKI-Wissensbasis in Echtzeit und kann bei Bedarf zusätzlich an ein KI-Sprachmodell (z. B. OpenAI, Mistral, Azure OpenAI) angebunden werden.

Nächster Schritt

Finden wir heraus, wie viel Zeit Ihr Postfach kostet.

Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir, welche Anfragen automatisierbar sind und welches AutoKI-Paket zu Ihrer Verwaltung passt.

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